UREDBA O IZVAJANJU POSTOPKOV PRI PORABI SREDSTEV STRUKTURNE POLITIKE V REPUBLIKI SLOVENIJI: Uradni list RS, 7/2006, 24.1.2006
 http://www.uradni-list.si/1/content?id=71303
VODIČ za izvajanje strukturnih skladov (SS) v Sloveniji v programskem obdobju 2004-2006:
V osnovnem vodiču so podane temeljne informacije in pravila za izvajanje projektov strukturnih skladov v skladu z zahtevami Evropske unije, ki jih potrebujejo končni upravičenci strukturnih skladov pri črpanju sredstev.
Vodič nima zavezujočega učinka, ampak je predvsem operativno praktično orodje za vse tiste subjekte, ki se ukvarjajo z izvajanjem strukturnih skladov. V njem so zbrane osnovne informacije o evropski in slovenski pravni podlagi, vodi nas skozi postopke in načela, ki jih je treba upoštevati pri pravilnem izvajanju in spremljanju posameznih aktivnosti na področju SS. Na kratko opisuje posamezne segmente in zahteve, ki jih morajo upoštevati ustrezne institucije. V vodiču je tudi razlaga nekaterih strokovnih terminov.
V vodiču so podane informacije glede načrtovanja in porabe sredstev SS na področju Enotnega programskega dokumenta za programsko obdobje 2004-2006, vodič ne vključuje pobude Skupnosti INTERREG IIIA in pobude Skupnosti EQUAL, ki se izvajata v Sloveniji.
 VODIC_PO_IZVAJANJU_STRUKTURNIH_SKLADOV_OU_avgust_2006.doc
NAVODILO ORGANA UPRAVLJANJA (OU) NOSILCEM PRORAČUNSKIH POSTAVK (NPP) IN POSREDNIŠKEMU TELESU (PT) glede izvedbene strukture instrumentov:
Na podlagi 10. člena Uredbe o izvajanju postopkov pri porabi sredstev strukturne politike v Republiki Sloveniji (Ur. list RS, št. 7/06), je Organ upravljanja izdal Navodilo za pripravo predlogov potrditev izvedbene strukture ukrepov/instrumentov EPD 2004-2006. Gre za Navodilo nosilcem proračunskih postavk za pripravo predlogov instrumentov ter posredniškemu telesu MKGP za predloge potrditev izvedbene strukture ukrepov EPD 2004-2006
Navodila_ISU_27_02_06.doc
SISTEM UPRAVLJANJA IN NADZORA:
V skladu s 5. členom Uredbe Komisije (ES) št. 438/2001 (strukturni skladi) in v skladu s 5. členom Uredbe Komisije (ES) št. 1386/2002 (Kohezijski sklad) država članica (najkasneje) v treh mesecih po dodelitvi pomoči obvesti Komisijo o organiziranosti upravljalskih in plačilnih organov ter o posredniških telesih, o delujočih upravljalskih in kontrolnih sistemih v teh organih in telesih ter o načrtovanih izboljšavah skladno z navodili organa upravljanja v zvezi s sistemi upravljanja in nadzora, ki so potrebni za zagotovitev dobrega finančnega upravljanja strukturnih skladov in Kohezijskega sklada.
Opis sistema upravljanja in nadzora mora vsebovati informacije o vsakem upravljalskem in kontrolnem organu ter posredniškem telesu, o funkcijah, ki so jim dodeljene in o alokaciji funkcij; o postopkih, po katerih prejemajo, preverjajo in potrjujejo zahtevke za povračila; itd.
Opis sistema upravljanja in nadzora za Kohezijski sklad v skladu s 5. členom Uredbe Komisije (ES) št. 1386/2002 je Republika Slovenija poslala na Evropsko komisijo 29. julija 2004, v angleškem jeziku.
Opis sistema upravljanja in nadzora za strukturne sklade (v okviru Enotnega programskega dokumenta Republike Slovenije za programsko obdobje 2004 – 2006) v skladu s 5. členom Uredbe Komisije (ES) št. 438/2001 je Republika Slovenija poslala na Evropsko komisijo 17. septembra 2004, v slovenskem jeziku.
V skladu s 13. členom Uredbe Komisije (ES) št. 438/2001 in 12. členom Uredbe Komisije (ES) št. 1386/2002 država članica vsako leto do 30. junija obvesti Komisijo o morebitnih dopolnitvah ali posodobitvah Opisa sistema upravljanja in nadzora. Tako so bile 30. junija 2005 Evropski komisiji prvič posredovane spremembe oziroma dopolnitve Opisa sistema upravljanja in nadzora za strukturne sklade in za Kohezijski sklad.
Hkrati pa organ upravljanja tekoče spremlja spremembe Opisa sistema upravljanja in nadzora v skladu z izdanimi »Navodili za beleženje in sporočanje sprememb opisa sistema upravljanja in nadzora za Kohezijski sklad in strukturne sklade«, ki jih je organ upravljanja izdal dne 17. novembra 2004.
priloga_za_belezenje_sprememb_za_ss.doc
priloga_za_belezenje_sprememb_za_ks.doc
Opis sistema upravljanja in nadzora za strukturne sklade (v okviru EPD) in za Kohezijski sklad je dokument, katerega vsebina se relativno pogosto spreminja. Zaradi tega dokument ni objavljen na internetni strani. V kolikor vas dokument zanima, se obrnite na Službo Vlade RS za lokalno samoupravo in regionalno politiko, Urad za kohezijsko politiko.
- KONTROLE PO 4. ČLENU UREDBE KOMISIJE (ES) ŠT. 438/2001
Kontrolna enota v okviru Službe Vlade RS za lokalno samoupravo in regionalno politiko izvaja kontrole po členu 4 Uredbe Komisije (EC) št. 438/2001 za Organ upravljanja, kadar nastopa v vlogi končnega upravičenca za 4. prednostno nalogo Tehnična pomoč v okviru Enotnega programskega dokumenta 2004 - 2006.
Kontrole vključujejo administrativne kontrole in fizično preverjanje na kraju samem poimenovano tudi "kontrole na licu mesta".
Navodila OU za sisteme upravljanja in nadzora za strukturne sklade v RS:
NAVODILA_4.CLEN-KONCNA_VERZIJA.doc
 Navodila po 4. členu
Liste prisotnosti
KONTROLE PO 4. ČLENU UREDBE KOMISIJE (ES) ŠT. 438/2001
Organ upravljanja vsako četrtletje prejme od posredniških teles in od plačilnega organa poročila o nepravilnostih. Na podlagi prejetih četrtletnih poročil pripravi končno poročilo o nepravilnostih in ga v skladu z »Usmeritvami za poročanje o nepravilnostih za Kohezijski sklad in za strukturne sklade«, ki jih je Urad RS za nadzor proračuna izdal junija 2004, prav tako četrtletno posreduje Uradu RS za nadzor proračuna. V primeru nepravilnosti organ upravljanja Uradu RS za nadzor proračuna posreduje izpolnjen standardni obrazec za nepravilnosti skupaj s sprejetimi ukrepi za odpravo nepravilnosti.
Usmeritve za poročanje o nepravilnostih za kohezijski sklad in za strukturne sklade:
Usmeritve za poročanje o nepravilnostih.pdf (maj 2007)
Uredba Komisije (ES) št. 1681/94 o nepravilnostih in izterjavi nepravilno plačanih zneskov v okviru financiranja strukturnih politik ter organizaciji ustreznega informacijskega sistema na tem področju:
http://europa.eu.int/eur-lex/sl/dd/docs/1994/31994R1681-SL.doc
Uredba Komisije (ES) št. 2035/2005 z dne 12. decembra 2005 o spremembi Uredbe (ES) št. 1681/94 o nepravilnostih in izterjavi nepravilno plačanih zneskov v okviru financiranja strukturnih politik ter organizaciji ustreznega informacijskega sistema na tem področju:
http://europa.eu.int/eur-lex/lex/LexUriServ/site/sl/oj/2005/l_328/l_32820051215sl00080012.pdf
Povprečni mesečni menjalni tečaj: EURO/SIT, ki ga je potrebno v skladu z 12. členom Uredbe Komisije (ES) št. 2035/2005 z dne 12. decembra 2005 o spremembi Uredbe (ES) št. 1681/94 o nepravilnostih in izterjavi nepravilno plačanih zneskov v okviru financiranja strukturnih politik ter organizaciji ustreznega informacijskega sistema na tem področju, uporabljati v primeru, ko je nepravilnost ugotovljena v nacionalni valuti in je potrebno ta znesek spremeniti v EURO:
http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=currency_historique¤cy=SIT&Language=en
Usmeritve za notranje kontrole:
Usmeritve_za_notranje_kontrole.pdf
Revizijski priročnik za sisteme upravljanja in nadzora za strukturne skalde 3.1:
3_1_audit_manual_structural_funds.doc
Revizijski priročnik za sisteme upravljanja in nadzora za strukturne skalde 3.2:
3_2_audit_manual_structural_funds.doc
Revizijski priročnik za sisteme upravljanja in nadzora za kohezijski sklad:
cf_audit_manual_ver_1_0.doc
- SMERNICE OU ZA SPREMLJANJE IZVAJANJA EPD NA PROJEKTNI RAVNI
V skladu s 34. (a) členom Uredbe Sveta (ES) št. 1260/1999 je OU odgovoren za vzpostavitev sistema za zbiranje zanesljivih finančnih in statističnih podatkov ter fizičnih kazalnikov za namene spremljanja izvajanja EPD na vseh ravneh. Organ upravljanja je pripravil končno verzijo Smernic, ki bodo osnova za zbiranje zanesljivih finančnih in statističnih podatkov ter fizičnih kazalnikov za potrebe spremljana EPD. Zbrani podatki v priloženih obrazcih bodo osnova za centralni vnos podatkov v informacijski sistem ISARR-SP na lokaciji SVLR in sicer do polne operacionalizacije tega sistema – to je do polnega priklopa vseh uporabnikov (udeležencev pri izvajanju EPD) na sistem ISARR-SP.
Skladno 1. točko 2. člena Uredbe Komisije (EK) št. 438/2001 ter 7. točko 6. člena in 5. točko 7. člena Uredbe o izvajanju postopkov pri porabi sredstev strukturne politike v RS predstavljajo Smernice, navodila NPP-jem in KU za pripravo podatkov za potrebe spremljanja EPD na projektni ravni. Hkrati so lahko osnova za pripravo ustreznih navodil poročanja končnim prejemnikom, ki bodo opredeljena tudi v pogodbi o sofinanciranju.
Smernice OU za ISSAR Ver. 3.0
TEHNIČNA POMOČ:
Tehnična pomoč je namenjena učinkovitemu izvajanju programov Enotnega programskega dokumenta RS za obdobje 2004-2006 in je opredeljena v okviru 4. prednostne naloge EPD. Sredstva za tehnično pomoč so na voljo za upravljanje in izvajanje, obveščanje javnosti, študije ter za računalniške sisteme, potrebne za spremljanje in vrednotenje. V okviru tehnične pomoči sta dva ločena ukrepa, eden v okviru komponente Evropskega sklada za regionalni razvoj (ESRR), drugi pa v okviru komponente Evropskega socialnega sklada (ESS).
Navodila_OU_za_projekte_TP_02_12_2004.doc
Obrazec_TP_prijava_projekta_in_navodila_dec_2004.doc
OBVEŠČANJE JAVNOSTI:
Služba Vlade RS za lokalno samoupravo in regionalno politiko (SVLR) je kot OU odgovorna za učinkovito in pravilno upravljanje EPD za programsko obdobje 2004-2006, Programskega dopolnila (PD) v primeru Strukturnih skladov in Navodila o izvajanju Kohezijskega sklada v Republiki Sloveniji v obdobju 2004-2006. S tem je odgovorna tudi za izpolnjevanje zahtev po informiranju in obveščanju javnosti.
SVLR je v pomoč posredniškim telesom, končnim upravičencem, končnim prejemnikom in drugim organizacijam, ki so in bodo udeležene pri izvajanju projektov, sofinanciranih s pomočjo SS in KS, pripravila Priročnik za izvajanje akcijskega načrta obveščanja in informiranja javnosti o SS in KS. Priročnik je razdeljen na dva dela: v prvem je opisana razdelitev odgovornosti, sistem spremljanja in poročanja in se nanaša predvsem na strukturne sklade, drugi del pa natančneje pojasnjuje zahteve evropske zakonodaje glede informiranja o sredstvih iz SS in KS ter daje tehnična navodila glede izvajanja posameznih orodij informiranja in obveščanja.
Prirocnik_za_izvajanje_akcijskega_nacrta_obvescanja_in_informiranja_javnosti_o_SS_in_KS_21_05_2004.doc
NAVODILA ZA ZAKLJUČEVANJE PROJEKTOV/PROGRAMOV IN HRANJENJE DOKUMENTACIJE:
Navodila za zaključevanje projektov/programov in hranjenje dokumentacije je pripravil organ upravljanja in so veljavna od dne 30.03.2007. Pomembnejšo pravno podlago dokumenta najdete tukaj.
 Navodila za zaključevanje projektov/programov in hranjenje dokumentacije
Navodila je OU pripravil z namenom doseči čim večjo enotnost v postopku zaključevanja posameznih projektov/programov, sofinanciranih iz sredstev strukturnih skladov in kohezijskega sklada v programskem obdobju 2004 – 2006 ter Pobude skupnosti INTERREG III in enotnost glede načina hranjenja dokumentacije.
Posamezni projekt/program je namreč lahko predmet pregleda vseh revizij različnih pristojnih institucij še 5 let po potrditvi Zaključnega poročila o izvajanju Enotnega programskega dokumenta za strukturne sklade za obdobje 2004 – 2006 (za kohezijski sklad: po zaključku projekta oz. oddaji končnega poročila, za Pobudo skupnosti INTERREG III: po zaključku programa) s strani Evropske Komisije, kar predstavlja zaključek programa.
Navodila tako določajo enoten način zaključevanja projektov/programov in sistem arhiviranja dokumentacije, ki nastaja pri udeležencih, vključenih v izvajanje kohezijske politike, in zajemajo:
- način zaključevanja projektov/programov,
- način varovanja in hranjenja dokumentacije,
- način arhiviranja,
- rok hranjenja,
- način uporabe arhivirane dokumentacije.
Sestavni del teh Navodil so informativne priloge - obrazci, ki pokrivajo celoten proces zaključevanja projektov/progamov in hranjenja dokumentacije.
- ZAKLJUČEVANJE PROJEKTOV IN ZAKLJUČNO POROČILO ZA PROJEKT
Ob zaključku posameznega projekta mora nosilec proračunske postavke poleg posredovanja podatkov na ravni projekta v centralni sistem ISARR, zbrati še podatke v obrazcu Poročanje o izvajanju projekta EPD, ki ga najdete tukaj, in ki služijo organu upravljanja za Zaključno poročilo. Povzetek teh podatkov, ki so nujni sestavni del Zaključnega poročila za projekt, pa je zbran v obrazcu za Zaključno poročilo, ki ga najdete tukaj.
Kot obvezen v procesu zaključevanja projekta pri zagotavljanju zaključne kontrole in pregleda zaključka projekta pa se uporablja obrazec Kontrolni list za zaključek projekta, ki ga najdete tukaj.
- ZAGOTAVLJANJE REVIZIJSKE SLEDI TER VAROVANJE IN HRANJENJE DOKUMENTACIJE
V pomoč institucijam pri določanju revizijskih sledi informativno prilagamo obrazec Revizijska sled za strukturne sklade, ki ga najdete tukaj. Podrobnejši obrazec revizijske sledi, ki istočasno predstavlja tudi obrazec za sistem arhiviranja za Kohezijski sklad, najdete tukaj, za Pobudo skupnosti INTERREG III pa tukaj.
Ker se mora pred arhiviranjem dokumentacije projekta izvesti kontrola in pregled celotne dokumentacije, ki podpira revizijsko sled projekta, v pomoč institucijam prilagamo Kontrolni list, ki je sestavljen iz treh nivojev (instrument, projektna mapa in izvajanje projekta), in ga najdete tukaj. Kontrolni list vsebuje priporočila za opravljanje kontrole z namenom zagotovitve celotne dokumentacije za projekt, ki se naknadno lahko zahteva ob morebitnih revizijah.
NAVODILA ORGANA UPRAVLJANJA ZA SPREMLJANJE AKTIVNOSTI V ZVEZI S PROJEKTI 5 LET PO ZAKLJUČKU POMOČI
|
